Heldere uitleg over hoe je zelfstandig een workspace kunt aanmaken in Sharepoint. Een workspace biedt een digitale werkruimte om alle benodigde info en data op te slaan en te delen met de leden van de vergadering.

Sharepoint kan gekoppeld worden aan MS communicator. Hierdoor ben je tot veel meer in staat met je Sharepoint. Toch kun je ook zonder Communicator gebruik maken van de workspaces en er een creëren. Hieronder staat stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet.

Workspace creëren (stappenplan voor eigenaar)

1) Open je Sharepoint
2) Om te controleren of bestaande groepen nog up-to-date zijn, ga je éérst naar Site-acties, site-instellingen, en klik je op Personen en Groepen. Het is handig om dit eerst te controleren, omdat je later in het stappenplan moet kiezen voor het maken een nieuwe groep, of het gebruiken van een bestaande groep. Kloppen de lijsten? Dan kun je terug naar Agenda van Sharepoint.
3) Ga naar Agenda en klik hierop
4) Kies "nieuw item" en geef titel, datum, tijd etc. aan
5) Vink het vakje bij "werkruimte" aan en klik op OK
6) Kies voor "Een nieuwe vergaderruimte maken"
7) Kijk of je de titel wilt wijzigen of niet
8) Onthoud of bewaar ergens de url van je workspace die daar genoemd staat
9) Kies voor "unieke machtigingen gebruiker". Je wilt immers dat je alleen deze groep toegang geeft tot je workspace.
10) Klik op OK.
11) Kies een sjabloon (meestal volstaat de basisversie) en klik op OK
12) Kies ervoor om een bestaande groep te gebruiken uit Sharepoint, of maak zelf een nieuwe groep aan en geef de groep een titel. Je kunt zelf namen selecteren d.m.v. het icoontje van het adresboek. N.B. klik voordat je op OK drukt, eerst op "toevoegen", anders staat de naam niet in de lijst.
De bezoekers van de site kunnen alleen lezen. Je kunt hier bijv. denken aan de secretaresses van de leden van de vergadering die niet actief deelnemen aan het project of de vergadering.
13) De tweede groep zijn de leden van de site, oftewel de leden van de vergadering. Ook hier kun je eerst een groep aanmaken of kiezen uit een bestaande.
14) De eigenaren van de site zijn jijzelf en eventueel anderen die je mede-eigenaar zou willen maken (dit is dus niet verplicht).
15) Heb je alle groepen compleet, klik op OK.
16) Je bent nu in de lege workspace. Vul doelstellingen, agenda, genodigden en documentbibliotheek in door op de links eronder te klikken of op het onderwerp zelf.
17) Genodigden beheer je door in de pagina Genodigden te kiezen voor "Nieuw item" en de leden toe te voegen.
18) Je kunt altijd terug naar het overzicht van je workspace door op de link met de titel van je workspace boven in het scherm te klikken. Hier wordt getoond op welke pagina je je bevindt in de workspace.
19) Documenten toevoegen en je agenda invullen spreken voor zich, je hoeft alleen de gevraagde regels in te vullen met een * en eventuele documenten toe te voegen. Bij de agenda kun je ervoor kiezen om documenten te linken aan het agendapunt, of om de documenten los op te slaan onder Documentenbibliotheek.
20) Alles ingevuld? De leden en andere genodigden hebben inmiddels in hun mailbox een uitnodiging ontvangen met een link naar de workspace.
21) Voor alle volledigheid zou je iedereen nog een mailtje kunnen nasturen met daarin de link van de workspace en een korte uitleg.

Workspace openen (stappenplan voor gebruiker)

1) Dit gedeelte is het eenvoudigst. Als gebruiker wordt je per e-mail op de hoogte gesteld van de opengestelde workspace. Je kunt op de link klikken om dit te openen.
2) Je belandt nu direct in de workspace. Bij mensen die thuiswerken en afhankelijk zijn van extranet, werkt de link waarschijnlijk niet direct, en zullen zij de link eerst moeten koppelen aan het extranet. Hoe dit werkt kan per bedrijf en netwerk verschillend zijn.
3) De agenda en documenten kun je simpelweg openen door erop te klikken. De documenten worden in het bijbehorende programma geopend.

Veel plezier bij de volgende vergadering!