Corporate amnesia is een term die wordt gebruikt om het verlies van waardevolle bedrijfskennis en kunde aan te duiden. Andere benamingen zijn brain drain of knowledge leaking. In dit artikel wordt uitgelegd wat de gevolgen van corparate amnesia zijn.

Corporate Amnesia

Corporate staat voor ‘behorende tot een bedrijf’ en is afgeleid van het Latijnse incorporare (vrij vertaald: verenigen in één lichaam). Amnesia komt van het Griekse Ἀμνησία en staat voor geheel of gedeeltelijk geheugenverlies.

In het Nederlands bestaat er geen goede vertaling voor corporate amnesia, en ofschoon ik de oxymoron onbekende kennis wel aardig vindt klinken, prefereer ik de Engelse term.

Kennis is het vermogen dat een persoon in staat stelt om een bepaalde taak uit te voeren: een combinatie van informatie, ervaring, vaardigheid en houding.

Verlaat een persoon een bedrijf en verdwijnt diens kennis daarmee uit het bedrijf, dan is er sprake van corporate amnesia.

Gevolgen en kosten

Het verliezen (vergeten) van kennis en kunde kan verstrekkende gevolgen hebben voor een bedrijf. Er wordt niet geleerd van fouten nog van successen. Fouten worden herhaald en wielen worden opnieuw uitgevonden.

Indien bepaalde kennis niet meer in huis is, dan moet deze óf worden ingehuurd óf opnieuw, vaak met error and trial, worden opgedaan of aangeleerd.

Oorzaken corporate amnesia

De oorzaken voor corporate amnesia zijn divers:

Een belangrijke reden is het vertrek van medewerkers vanwege ontslag, promotie, pensioen of het vinden van een nieuwe baan. De massale pensionering van de baby boomers generatie speelt hierin een rol, maar ook de toename van het aantal zelfstandigen zonder personeel en de daarmee gepaarde gaande grotere mobiliteit op de arbeidsmarkt draagt er toe bij.

Een heel triviale reden voor corporate amnesia is het simpelweg vergeten door medewerkers van gebeurtenissen en feiten. Een bekend voorbeeld is de jaarafsluiting welke in december leidt tot problemen, omdat het een activiteit is die niet vaak wordt uitgevoerd.

Een andere, wellicht minder voor de hand liggende reden, is sabotage door een ontevreden of ontslagen medewerker, die waardevolle bestanden of documenten vernietigt of verandert.

De opbouw van het collectief geheugen van organisaties (organizational memory) is fragmentarisch, doordat de kennis en kunde is verdeeld over vele hoofden, mails en documenten. De samenhang van het collectieve bedrijfsgeheugen vermindert door corporate amnesia en dit fenomeen leidt tot perception isolation. De over het bedrijf verspreide kennis en kunde (de percepties) raken steeds meer geïsoleerd van elkaar en daarmee onvindbaar.

Verlies van kennis

In de huidige maatschappij veroudert expliciete kennis steeds sneller. Echter niet alleen de levensduur wordt kleiner, ook economische waarde van kennis neemt af: immers steeds meer kennis is online beschikbaar.

Toch is corporate amnesia is een serieus probleem. Verlies van kennis is nog steeds een kostbare zaak die gevaarlijk kan zijn voor het voortbestaan van het bedrijf.

Kennismanagement

Kennismanagement kan helpen om de door corporate amnesia veroorzaakte economische schade te beperken of zelfs te voorkomen. Daarvoor dient het door het management geagendeerd en geadresseerd te worden.

Daarbij is het van belang om te weten dat de diverse kennisdomeinen elk hun eigen aanpak kennen.

Expliciete kennis

Onder expliciete kennis, ook wel explicit knowledge genoemd, verstaan we de kennis die is vastgelegd in rapporten, instructies, presentaties en data, met andere woorden feiten. Expliciete kennis wordt ook wel aangeduid met het begrip formele kennis. Het meest succesvolle tool, wereldwijd, om dit soort kennis toegankelijk te maken, is de WIKI.

Het toegankelijk maken van expliciete kennis kan worden gezien als laaghangend fruit: deze kennis kan vrij eenvoudig worden vastgelegd in documenten. Er moeten natuurlijk wel worden nagedacht over opslag, beheer en toegang. En, de medewerkers die stelselmatig kennis delen moeten hiervoor worden beloond.

Intrinsieke kennis

Onder intrinsieke kennis, ook wel tacit knowledge of know how en know who genoemd, verstaan we het geheel aan ongedocumenteerde kennis en ervaring welke zich in de hoofden van mensen bevindt. Een voorbeeld van intrinsieke kennis is het besturen van een auto.

Voor het overdragen van intrinsieke kennis is het van belang om medewerkers aan elkaar te koppelen. Dit kan door middel van training, mentorschap of coaching, maar ook via online communities waar medewerkers elkaar kunnen vinden om best practices, ervaringen, contacten en kunde uit te wisselen. Een andere, steeds populairdere methodiek is het gebruik van corporate storytelling.

Impliciete kennis

Onder impliciete kennis, ook wel implicit knowledge of latent knowledge genoemd, verstaan we dat deel van onze intrinsieke kennis waarvan we ons niet bewust zijn, dat we het expliciet kunnen maken. Een voorbeeld hiervan is het nemen van beslissingen. Hoewel de beslisser denkt deze intuïtief (belly decision) te maken, blijkt dat er over het algemeen rationele besluitvormingsregels aan ten grondslag te liggen. Een ander voorbeeld van impliciete kennis is de grammatica van een taal, welke we meestal onbewust toepassen, maar grotendeels kunnen vatten in formele grammaticale regels..

Door de impliciete kennis met behulp van technieken als knowledge harvesting te oogsten, kunnen we deze zo veel mogelijk expliciet maken en eventueel opnemen in een kennismodel of expertsysteem.

Natuurlijk is niet het gehele kennisdomein te expliciteren en toegankelijk te maken, maar kennismanagement biedt een bedrijf de gereedschappen om verantwoord met kennis om te gaan en dat is een keuze die zichzelf terug verdient.